101990, Россия, Москва,
Милютинский пер., д.18а, офис 18
Схемы проезда
тел: +7 495 980 04 36
факс: +7 495 980 04 36
E-mail: info@levinebridge.com
русский
английский
японский

Узнать больше

Компенсация за использование личного автомобиля: порядок оформления и выплаты

20.03.2012

Можно ли работнику, использующему личный автомобиль в служебных целях, компенсировать расходы в натуральной форме?

- Да, можно.

Установлен ли максимальный размер компенсации?

- Нет, не установлен.

В каком документе можно закрепить условие о компенсации?

- В приказе работодателя и дополнительном соглашении к трудовому договору.




Сотруднику, который использует свое имущество в интересах работодателя, положена компенсация. Размер возмещения должен быть определен письменным соглашением работника и работодателя (ст. 188 ТК РФ).

Работники нередко используют в служебных целях мобильные телефоны, переносное оборудование (ноутбук, портативный ксерокс, швейную машинку, оверлок и т. п.). Но, пожалуй, чаще всего под личным имуществом сотрудников понимают именно их транспортные средства.

Как оформить компенсацию за использование личного автомобиля?

Максимальный и минимальный предел компенсаций за использование личного автомобиля действующее трудовое законодательство не устанавливает. Поэтому стороны вправе определить размер возмещения по своему усмотрению. Более того, работнику даже можно установить компенсацию в натуральной форме. Она будет выражена не в денежном виде, а в виде предоставления сотруд нику определенных товаров и услуг (например, бензин, ремонт автомобиля силами работодателя и т. д.).

Пример

В ООО «Техником» большинство сотрудников используют свои транспортные средства в служебных целях. Поэтому компания решила самостоятельно приобретать бензин и в последующем предоставлять его работникам, использующим личные автомобили, а не компенсировать им расходы на него в денежной форме. Для этого руководство, в первую очередь, определило, что в неделю один сотрудник расходует максимум 30 литров бензина. Затем работодатель закрепил это в дополнительных соглашениях к трудовым договорам. Таким образом, раз в неделю каждый работник получал канистру с указанным количеством топлива.

Документы в тему Актуальные тексты документов доступны подписчикам электронного журнала на www.e.kdelo.ru

Документы:

Постановление Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92 «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией»

Постановление Правительства РФ от 20 июня 1992 г. № 414 «О нормах компенсации за использование личных легковых автомобилей в служебных целях»

Федеральный закон от 3 апреля 1995 г. № 40-ФЗ «О Федеральной службе безопасности»

Федеральный закон от 21 декабря 1994 г. № 69-ФЗ «О пожарной безопасности»

Федеральный закон от 21 июля 1997 г. № 118-ФЗ «О судебных приставах»

Постановление Правительства РФ от 11 июня 1996 г. № 695 «Об утверждении Положения о статусе ректора государственного высшего учебного заведения Российской Федерации федерального подчинения»

Постановление Госкомтруда СССР, Секретариата ВЦСПС от 29 сентября 1981 г. № 275/17-99 «Об утверждении Положения об условиях труда надомников»

Трудовой кодекс определяет, как правильно работодателю следует оформлять сотрудникам компенсацию (ст. 188 ТК РФ). Чтобы сделать это, вам необходимо: получить документы, подтверждающие, что автомобиль принадлежит работнику, письменно определить в дополнительном соглашении к трудовому договору размер возмещения1, а также получить согласие руководителя компании.

Дополнительное соглашение к трудовому договору обязательно должно содержать:

- порядок выплаты компенсации (или ссылку на локальный нормативный акт, регламентирующий такой порядок);

- размер компенсации;

- сроки выплаты установленного возмещения.

Согласие работодателя на использование сотрудником личного имущества следует оформить в виде приказа. В нем вам нужно будет указать срок, с которого работ- ник начнет получать указанную компенсацию.

Как отменить компенсацию за использование личного автомобиля?

Вы можете отменить компенсацию практически в том же порядке, каком ее установили. Для этого нужно заключить с работником дополнительное соглашение к его трудовому договору. Не забудьте определить в нем срок, с которого компания перестает выплачивать

Исправляем ошибку

 

Ошибка

Работодатель выплачивает сотруднику компенсацию раз в квартал, поскольку ему проще оформить документы раз в три месяца, чем заниматься ими ежемесячно. К тому же работнику не принципиально, когда получать компенсацию.

Как правильно

Компенсация должна выплачив ат ься один раз в месяц и н е зависит от количества календарных дней в месяце (ст. 164-165, 188 ТК РФ, письмо Минфина России от 16 мая 2005 г. № 03-03- 01-02/140).

Что будет, если

Обнаружить эту ошибку не так просто, особенно если сотрудник не настаивает на том, чтобы ему ежемесячно выплачивали компенсацию. Но все же работодатель должен быть готов к тому, что несвоевременное возмещение расходов может привести к ответственности за задержку причитающихся работнику выплат (в виде процентов за каждый день просрочки (ст. 236 ТК РФ)). Поэтому советуем выплачивать сотруднику компенсацию раз в месяц.

установленное возмещение. Но есть одно исключение - если компенсацию нужно отменить в связи увольнением работника, составлять дополнительное соглашение к трудовому договору нет необходимости. Трудовые отношения закончились, и выплата компенсации прекращается автоматически.


Запомните главное

Отмечают эксперты, которые приняли участие в подготовке материала:

Александр КСЕНОФОНТОВ, главный юрист компании LEVINE Bridge (Москва):

- Закон предусматривает только денежную компенсацию за использование работником личного имущества в служебных целях. Однако можно возместить сотруднику понесенные расходы в натуральной форме так,

чтобы это не ухудшало положение работника.

Роман ВИТОХИН, руководитель отдела права Объединенной Консалтинговой Группы (Москва):

- Соглашение о выплате сотруднику компенсации должно быть оформлено в письменном виде. Помимо прочих условий в нем обязательно следует зафиксировать размер причитающейся работнику компенсации,

порядок ее расчета, а также условия выплаты.

Наталия ПЛАСТИНИНА, юрисконсульт ОАО «Альфабанк» (г. Саратов):

- Отменить компенсацию можно, составив дополнительное соглашение к трудовому договору. Если же работник увольняется, составлять дополнительное соглашение нет необходимости - выплата компенсации прекращается автоматически.


*Опубликовано в журнале "Кадровое дело", №3, 2012



Возврат к списку

"...сотрудничество с компанией LEVINE Bridge в сфере налогового консультирования позволило нам оптимизировать и повысить качество финансовой отчетности компании..."
Финансовый директор инвестиционной компании

law firm LEVINE Bridge © 2010